Dans ce guide « Premiers pas avec Jolt », nous allons vous présenter les étapes de base pour créer et activer des listes de contrôle opérationnelles dans le portail Web Jolt. De la création de modèles de listes à l'attribution des rôles et à la configuration des notifications, ce guide vous aidera à vous familiariser avec les outils de listes de contrôle de Jolt, afin que votre équipe reste organisée et efficace dès le premier jour.
Créer une liste
Créer un nouveau modèle de liste
Les modèles de listes sont créés et enregistrés dans le portail Web Jolt, puis synchronisés avec l'application Jolt afin que vous et votre équipe puissiez les utiliser. Bien qu'il soit possible de créer des listes ponctuelles depuis l'application Jolt, la plupart des listes Jolt sont conçues sous forme de modèles destinés à être utilisés de manière programmée dans le cadre d'opérations quotidiennes ou hebdomadaires.
Pour créer une nouvelle liste, recherchez et sélectionnez « Listes ». Ensuite, sélectionnez « Modifier les listes » dans l'onglet « Gérer ».
La page « Listes » comportera un dossier pour chaque site de votre compte Jolt, ainsi qu’un dossier dédié à votre « Groupe de contenu », dans lequel vous pourrez ajouter les listes utilisées sur l’ensemble des sites de votre compte. Pour rappel, vous pouvez basculer entre le mode « Groupe de contenu » et le mode « Site » en haut à droite du portail Web Jolt.
Pour créer une nouvelle liste, cliquez sur le bouton bleu « + » situé à droite de la page. Vous serez alors invité à donner un nom à votre modèle de liste.
Ajouter des éléments à la liste
Commencez par sélectionner « Ajouter un élément » ou « Nouvel élément » dans le menu bleu « + ». Ces deux options vous mèneront au menu « Type d'élément ».
Ces deux options permettent d'afficher les menus des types d'éléments. Les types d'éléments correspondent à la manière dont un employé effectue une tâche. Cela peut aller du simple fait de cocher une case à des actions plus complexes, comme fournir une photo, scanner un code QR ou saisir une mesure. Pour un aperçu détaillé de tous les types d'éléments Jolt, n'hésitez pas à consulter l'article consacré aux types d'éléments Jolt.
Tous les types d'opérations sont effectués par un employé connecté à l'application Jolt (soit en mode personnel, soit à l'aide d'un code PIN) et chaque opération enregistrée indique la date à laquelle elle a été effectuée ainsi que le nom de la personne qui l'a réalisée.
Sélectionnez un type d'élément pour la tâche que vous ajoutez à votre modèle de liste. Cet élément apparaîtra alors dans le menu de gauche et les options correspondantes s'afficheront à droite.
Commencez par rédiger le texte d'instruction correspondant à la tâche. Ce texte d'instruction correspond à la tâche que vous confiez à vos collaborateurs. Plus il est détaillé, mieux c'est ! Il est toujours préférable d'être précis afin de fournir à vos collaborateurs des indications claires sur la manière d'exécuter correctement les tâches qui leur sont assignées.
Sous le texte de l'invite figurent diverses options qui varient en fonction du type d'élément. Voici quelques-unes des options courantes selon le type d'élément :
Points : une fonctionnalité de gamification qui vous permet d'attribuer des points aux employés pour chaque tâche accomplie et de les consulter dans un rapport de points.
Options « N/A » : vous pouvez rendre une tâche facultative pour les employés et leur permettre de la marquer comme « hors service » ou « sans objet ».
Options de critères d'affichage: une question peut être facultative en fonction de la réponse donnée précédemment à une question variable, telle qu'une question « Oui/Non », une mesure ou une évaluation. Par exemple : «Avons-nous une livraison aujourd'hui? » Si la réponse est « Oui », affichez une question donnant lieu à la tâche «Décharger la livraison ».
Couleurs d'arrière-plan : vous pouvez modifier la couleur de n'importe quel élément d'une liste afin de mettre en évidence ou de délimiter certaines sections de celle-ci.
Bibliothèque d'informations : tout élément peut être associé à un fichier multimédia issu de l'abonnement à la Bibliothèque d'informations. Cela permet d'enrichir vos tâches avec des exemples et des tutoriels.
Étiquettes : vous pouvez associer une étiquette issue de l'abonnement d'étiquetage à une tâche impliquant votre imprimante Jolt.
Importation groupée d'articles
Vous pouvez également sélectionner l’option « Importation en masse » dans le menu bleu « + » pour copier-coller en masse des questions d’élément à l’aide des raccourcis clavier Ctrl+C et Ctrl+V à partir d’un autre formulaire numérique, tel qu’un tableur, un document ou un PDF. Les éléments de votre liste de contrôle sont placés dans la colonne « Prompt » et vous sélectionnez le type d’élément Jolt que vous souhaitez utiliser dans la colonne « Type d’élément ». Lors d’une importation groupée, vous devez également choisir si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité de points pour vos éléments. Si vous n’êtes pas prêt à utiliser les points pour le moment, vous pouvez indiquer « 0 » dans la colonne des points.
Paramètres de la liste
Une fois votre liste créée, vous pouvez l'activer en l'attribuant aux rôles appropriés, en définissant un calendrier d'exécution ou en configurant des notifications en fonction des résultats de la liste. Toutes ces options, et bien d'autres encore, sont disponibles dans l'onglet « Paramètres », situé en haut à gauche de la page d'édition de la liste.
L'onglet « Paramètres » vous présente toutes les options disponibles concernant la manière dont une liste peut être soumise, si vous souhaitez ou non que la liste soit notée, ainsi que les options les plus importantes : qui remplit les listes et quelles sont leurs dates d'échéance. Pour commencer, nous allons passer en revue les trois paramètres les plus importants relatifs aux listes, mais pour un aperçu détaillé des paramètres de soumission des listes, consultez l'article correspondant, « Paramètres de soumission des listes ».
Planification d'une liste
La plupart des listes de contrôle s'intègrent au mieux dans un calendrier opérationnel adapté au rythme de votre activité. Pour chaque liste de contrôle, vous pouvez choisir quand elle s'affiche, quand elle doit être effectuée et quand elle expire. Ces paramètres peuvent être personnalisés en fonction de l'heure de la journée, des jours de la semaine, de certaines dates du mois, voire d'un calendrier saisonnier.
Dans la section « Liste des horaires », sélectionnez « Nouvel horaire d'affichage ».
À partir de là, vous allez ouvrir la fenêtre de programmation pour choisir l'heure de la journée et le jour de la semaine. Sélectionnez à nouveau « + Nouvelle heure d'affichage » pour ajouter une heure.
L'affichage d'une liste comprend 3 éléments :
L'heure de début correspond au moment où cette liste apparaîtra dans l'application Jolt pour être complétée.
La date limite correspond à la date à laquelle la liste doit être complétée sans être considérée comme en retard.
La date d'expiration correspond au moment où la liste sera clôturée et ne pourra plus être complétée (cette date n'est nécessaire que si la liste n'est pas complétée).
À titre d’exemple : notre liste de contrôle d’ouverture pourrait avoir une heure de début fixée à 7 h, car les employés de l’équipe du matin commencent à arriver entre 7 h et 7 h 30. L’heure limite pourrait être 9 h, car c’est l’heure d’ouverture du magasin, et l’heure d’expiration pourrait être 9 h 30 afin de laisser un peu de marge pour terminer les tâches du matin.
Les options « Jours à répéter » et « Mois à répéter » peuvent être activées ou désactivées pour les listes que vous n'utilisez pas 7 jours sur 7, avec des options permettant de choisir les jours de la semaine, les jours du mois, les intervalles et les plages de dates.
Les plannings de listes sont appliqués pendant la nuit pour chaque entreprise. Cela signifie que si vous configurez un planning de liste aujourd'hui, la liste s'affichera généralement pour la première fois demain.
Voici une astuce supplémentaire pour la planification : si vous disposez d'une liste qui s'actualise à des moments différents selon les jours, vous pouvez configurer plusieurs horaires d'affichage valables uniquement pour certaines plages de jours. Par exemple, si une liste doit être mise à jour plus tard le week-end que les jours de semaine.
Attribution d'une liste par rôle
Sous la section de planification des listes, vous trouverez l’option « Accès basé sur les rôles ». Par défaut, toute personne connectée à l’application Jolt peut remplir une liste, mais vous pouvez attribuer ou limiter l’accès à une liste de contrôle à certains rôles. Vous pouvez activer les rôles que vous souhaitez autoriser à remplir une liste dans la section « Les employés affectés doivent disposer d’un rôle approprié », et ce rôle doit être activé sous « Affecté » pour qu’ils puissent accéder à la liste ou la remplir. De plus, il existe deux modes d'accès explicites : « Tout le monde peut remplir cette liste », où tous les employés du site peuvent remplir la liste sans avoir besoin d'autorisations de gestion, et « Accès basé sur les rôles (Attribué) », où seuls les utilisateurs occupant les rôles sélectionnés peuvent remplir la liste.
La colonne « Géré » attribue à un rôle des autorisations d'administration pour cette liste dans l'application Jolt, telles que la modification de la date d'échéance, la suppression manuelle d'une liste ou la saisie manuelle de mesures associées à une sonde ou à un capteur. Pour attribuer des rôles d'accès aux listes, accédez aux paramètres des rôles dans l'application, créez ou modifiez des rôles selon vos besoins, attribuez les rôles appropriés aux employés, puis sélectionnez les rôles dans la section « Attribués » de l'accès basé sur les rôles. Il est important de noter que le fait de remplir une liste ne confère pas de droits de gestion ; ceux-ci doivent être explicitement attribués via la colonne « Géré ».
Notifications relatives aux listes
En faisant défiler vers le haut la partie supérieure droite des paramètres de la liste, vous trouverez les « Paramètres de notification de la liste ». À partir de là, vous pouvez choisir les rôles qui recevront des e-mails, des SMS ou des notifications push concernant les actions effectuées sur cette liste. Pour commencer, sélectionnez « Nouvelle notification ».
À partir de cette page, vous pouvez choisir quel rôle recevra la notification, quel type de notification il recevra, puis la raison pour laquelle il la recevra. Les notifications les plus courantes concernent soit un élément d’une liste en retard (dont la date limite prévue est dépassée), soit un élément d’une liste hors limites (utilisé pour les éléments de mesure ou d’évaluation).
Vous pouvez configurer plusieurs types de notifications pour chaque liste. Par exemple, vous pouvez souhaiter qu'un chef d'équipe reçoive une copie par e-mail de la liste de fermeture une fois celle-ci complétée, tandis que le propriétaire reçoit une notification en cas de retard.
Un conseil supplémentaire concernant les notifications : si vous commencez tout juste à utiliser les listes Jolt, essayez de faire preuve de modération en matière de notifications jusqu’à ce que votre équipe ait trouvé un bon rythme pour mener à bien ses listes. Les notifications peuvent être un outil puissant, mais un nombre trop important peut générer un bruit de fond inutile pour votre équipe.
Une fois que votre liste est programmée ou configurée pour envoyer des notifications, vous pouvez revenir à la page d'accueil « Listes » et vérifier si votre liste est programmée ou en cours d'envoi de notifications dans les deux colonnes situées à droite du nom de votre liste et du nombre d'éléments qu'elle contient. La programmation de vos listes est l'étape essentielle pour commencer à utiliser les listes de contrôle Jolt !
