Ce guide destiné aux nouveaux administrateurs de Jolt vous guidera à travers les étapes de base pour commencer à utiliser la fonctionnalité de bibliothèque d'informations, que vous utilisiez l'application web Jolt ou l'application mobile Jolt.
Types de fichiers multimédias et lecture
La bibliothèque d'informations permet de consulter des documents, des vidéos et des photos, ou d'écouter des fichiers audio. Ces fichiers peuvent être consultés à tout moment depuis l'application Jolt et sont téléchargés localement sur l'appareil. La bibliothèque d'informations prend en charge divers types de fichiers, mais leur lecture dépend des capacités de l'appareil que vous utilisez pour y accéder. Voici quelques types de fichiers universels recommandés pour le téléchargement :
jpg
gif
png
mp4
mov
pdf
txt
Bien que d'autres types de fichiers courants, tels que les fichiers .docx ou .avi, soient pris en charge pour le téléchargement, de nombreux appareils ne peuvent pas les ouvrir sans l'installation d'applications ou de pilotes supplémentaires ; nous vous recommandons donc de vous en tenir à la liste ci-dessus. La plupart des fichiers peuvent être enregistrés ou convertis dans l'un de ces formats universels.
Ajouter des fichiers multimédias à la bibliothèque d'informations dans l'application web
Une fois connecté à l'application web Jolt en tant qu'administrateur, accédez à la page menu > informations.
Une fois dans la rubrique « Informations », sélectionnez + nouvelle catégorie puis saisissez un nom pour votre première catégorie.
Après avoir donné un nom à votre catégorie, suivez les mêmes étapes pour créer un sous-catégorie.
Maintenant que la catégorie et la sous-catégorie sont créées, vous pouvez choisir une option de téléchargement pour commencer à ajouter des fichiers.
Si vous choisissez l'option « Télécharger vos propres fichiers », vous verrez s'afficher les options « Choisir un fichier » et « Glisser-déposer » pour sélectionner les fichiers que vous souhaitez télécharger. À droite, vous verrez une liste des types de fichiers pris en charge.
Une fois vos fichiers téléchargés, vous les verrez apparaître dans votre sous-catégorie et vous aurez la possibilité de les déplacer, de les supprimer et de les renommer afin de les organiser au mieux pour votre équipe.
Vous pouvez également créer un fichier à partir de zéro grâce à l'option « Créer un fichier personnalisé ».
En cliquant sur ce bouton vert dans une sous-catégorie, vous ouvrirez un traitement de texte basique dans lequel vous pourrez saisir ou coller du texte, ajouter des photos et insérer des liens vers des sites externes.
Ajouter des fichiers multimédias à la bibliothèque d'informations dans l'application mobile
Une fois les catégories créées dans l'application web (voir ci-dessus), les utilisateurs disposant des droits d'administrateur de l'appareil peuvent ajouter des fichiers à la bibliothèque d'informations via l'application mobile Jolt.
Cliquez sur « Menu » > « Bibliothèque d'informations ». Les administrateurs verront apparaître un bouton « + » dans le coin supérieur droit, qui leur permettra de commencer à ajouter des fichiers depuis leurs appareils mobiles.
Vous pouvez soit prendre de nouvelles photos ou vidéos pour les ajouter à la bibliothèque, soit choisir un fichier dans votre photothèque.
Gestion des droits d'accès aux fichiers de la bibliothèque d'informations
L'accès aux dossiers et fichiers de la bibliothèque d'informations peut être limité à certains emplacements au sein d'un groupe de contenu et à certains rôles au sein d'un emplacement. Par exemple, vous pouvez souhaiter que seul le personnel en cuisine ait accès à un livre de recettes, ou que seule la direction ait accès à une procédure de sanction disciplinaire (ces autorisations peuvent être gérées dans l'application web).
Dans chaque sous-rubrique, vous trouverez le bouton bleu « Modifier les autorisations d'accès au fichier ». Celui-ci vous permet d'accéder au menu des paramètres.
Dans ce menu, vous pouvez sélectionner les rôles autorisés à consulter le contenu de la sous-catégorie, ainsi que les options permettant de définir les sites autorisés à consulter ce contenu lorsque vous modifiez les autorisations en mode « groupe de contenu ».
Intégration des ressources documentaires de la bibliothèque dans les listes de contrôle Jolt
Une fois que vous avez ajouté des fichiers à la bibliothèque d'informations via l'application web Jolt, vous pouvez intégrer ou référencer ce contenu dans vos listes de contrôle Jolt sur l'application mobile.
Le contenu peut s'afficher sous la forme d'un lien vers un élément multimédia (voir le GIF).
Le contenu peut également s'afficher sous forme d'élément multimédia intégré (voir le gif).
Dans les deux cas, vous pouvez appuyer sur l'élément pour passer en mode plein écran et afficher une photo, une vidéo, un document ou un lien vers un site web. Si vous décidez d'associer un fichier PDF à un élément, vous pouvez appuyer sur le bouton « Plus d'options » puis sélectionner « Rechercher » pour lancer une recherche de texte dans le fichier PDF.
Regrouper vos fichiers multimédias dans des listes
Lors de la modification d'une liste, l'option permettant d'ajouter des éléments multimédias à partir de la bibliothèque d'informations se trouve dans la colonne de droite, sous les paramètres de l'élément.
À partir de cet écran, vous pouvez sélectionner des éléments multimédias parmi les fichiers ajoutés à la bibliothèque d'informations, ainsi que choisir si l'élément doit s'afficher via le bouton de référence lié ou s'il doit être intégré à la liste.