C'est ici que commence votre aventure avec Jolt. Ce guide vous accompagnera tout au long des premières étapes essentielles, de la connexion à la gestion des appareils, en passant par la configuration de votre équipe. Une fois ces bases posées, vous serez prêt à explorer tout le potentiel de Jolt et à simplifier vos opérations.
Se connecter
Les administrateurs Jolt sont invités à créer leur compte Jolt via un e-mail intitulé « Bienvenue sur Jolt », envoyé lors de l'inscription initiale ou sur invitation d'un administrateur existant. Le contact principal associé à un compte Jolt recevra cet e-mail dès la création du compte.
Suivez les instructions figurant dans votre e-mail « Bienvenue sur Jolt » pour créer un mot de passe.
Si vous souhaitez que cet e-mail vous soit renvoyé ou envoyé à une autre adresse e-mail, veuillez contacter votre administrateur Jolt actuel.
Une fois que vous disposez de votre adresse e-mail et de votre mot de passe Jolt, rendez-vous sur Jolt.com et sélectionnez « Connexion » dans la barre d'options située en haut à droite.
À partir de là, vous serez redirigé vers la page de connexion au portail Web, où vous pourrez utiliser votre adresse e-mail et votre mot de passe Jolt.
Navigation sur le portail Web
Une fois connecté au portail Web, vous accéderez à la page d'accueil de Jolt.
Sur le côté gauche de l'écran, vous trouverez le menu déroulant qui répertorie les fonctionnalités Jolt auxquelles vous êtes abonné, ainsi que la gestion de vos collaborateurs, les paramètres de votre compte et les ressources d'assistance.
Dans le coin supérieur droit, vous trouverez le sélecteur de site (pour les comptes disposant de plusieurs sites) ainsi que le bouton permettant de basculer du mode « groupe de contenus » au mode « site ».
Mode « Groupe de contenus » vs mode « Emplacement »
Jolt propose deux modes pour créer votre contenu sur le portail Web. Voici dans quels cas chacun d'entre eux peut être utilisé :
Mode « Groupe de contenu » : le contenu créé dans ce mode est partagé avec tous les sites du compte. Les listes, les étiquettes, la bibliothèque d'informations, les alertes de capteurs et les communications peuvent être créées au niveau de l'entreprise afin de faciliter la mise en place de procédures opérationnelles standardisées (SOP) et d'assurer la traçabilité entre les différents sites.
Le contenu créé en mode « Groupe de contenu » peut toujours être planifié, attribué et complété au niveau du mode « Emplacement ». Cette méthode vous permettra de gagner du temps et de réduire les efforts nécessaires à la gestion du contenu principal de votre entreprise.
Mode « Site » - Le contenu créé dans ce mode est spécifique au site sélectionné. Certaines fonctionnalités, telles que la planification, la pointeuse et la liste des employés, sont toujours utilisées en mode « Site ». Certains comptes comportent des concepts distincts qui nécessitent un contenu différent au niveau du site.
Les listes de contrôle créées en mode « Site » peuvent être transférées vers le mode « Groupe de contenu » si vous souhaitez les partager avec d'autres sites.
Personnes et fonctions
Le premier onglet du menu de gauche vous mènera à la page de gestion des « Personnes » et des « Rôles » dans le système Jolt. La rubrique « Personnes » regroupe tous les membres de votre équipe qui utiliseront l'application Jolt, tandis que la rubrique « Rôles » définit leur poste au sein de l'entreprise et les responsabilités qui leur sont attribuées.
Ajouter vos contacts
Vous pouvez ajouter les membres de votre équipe un par un à l'aide du bouton bleu « Ajouter une personne » situé en haut à droite de la page « Personnes et rôles », ou les ajouter en masse à l'aide du bouton blanc « Importation en masse ».
Lorsque vous ajoutez un membre à votre équipe, quatre champs sont obligatoires pour chaque utilisateur :
Prénom
Nom de famille
Un rôle marquant
Un code PIN Jolt
codes PIN
Les codes PIN attribués à chaque utilisateur permettent à vos collaborateurs de se connecter pour effectuer des tâches sur un appareil Jolt partagé. Dans l'application Jolt, ils peuvent appuyer sur le bouton « Connexion » situé en haut à droite de l'application, sélectionner leur nom, puis saisir leur code PIN pour commencer à utiliser l'application.
Rôles
Les rôles constituent un outil puissant pour organiser votre personnel. Vous pouvez les utiliser pour attribuer des tâches, accorder des droits d'administrateur, organiser vos plannings et envoyer des notifications. Pour commencer, le système propose deux rôles par défaut : « Admin » et « Membre de l'équipe ».
Admin - Le rôle « Admin » dispose de toutes les autorisations liées à la localisation, permet de créer et de modifier du contenu, et dispose également des droits d'administration sur l'application.
Membre de l'équipe - Le rôle « Membre de l'équipe » ne dispose d'aucune autorisation supplémentaire et convient aux employés lambda qui se contentent d'effectuer des tâches sur l'application Jolt.
Les petites entreprises peuvent préférer s'en tenir aux deux rôles par défaut, mais certaines créent souvent des rôles supplémentaires afin de répartir leurs employés entre différentes tâches liées aux listes et aux plannings. Pour créer un nouveau rôle, commencez par cliquer sur le bouton blanc « Rôles » situé sur la page « Personnes ».
Vous serez alors redirigé vers la page de gestion des rôles. Les rôles présentés sur cette page seront répartis entre les « Rôles de site » et les « Rôles de groupe de contenu ». Pour rappel, vous pouvez basculer entre les deux modes de création de contenu en haut à droite de la page.
Pour ajouter un nouveau rôle, cliquez sur le bouton vert « + Nouveau rôle » et saisissez le nom de votre nouveau rôle.
Sur la page « Modifier le rôle », vous disposerez de différentes options concernant les autorisations, les notifications et les affectations de listes associées à ce rôle.
Voici quelques définitions de base concernant les paramètres « Détails du rôle » :
Délai d'expiration de la session d'un employé : il s'agit du délai après lequel un employé sera déconnecté s'il n'utilise pas la tablette. Si ce champ est laissé vide, la valeur par défaut est de 30 minutes.
Utilisation pour la planification - Activez cette option pour utiliser ce rôle dans la fonctionnalité de planification.
Limite quotidienne des demandes de congés — Cette option permet de limiter le nombre d'utilisateurs occupant ce rôle qui peuvent demander des congés dans chaque site.
Couleur - Il s'agit du code couleur attribué à ce rôle dans le planning.
Les paramètres d'accès administrateur sont réservés aux responsables de votre entreprise. Pour la plupart des employés, aucune de ces options n'est généralement sélectionnée. Voici les autorisations disponibles pour vos responsables :
Administrateur du site Web d'un établissement - Cette autorisation permet à un utilisateur de créer et de modifier le contenu relatif à l'établissement qui lui a été attribué sur le portail Web Jolt. Cela inclut la modification des utilisateurs, des listes de contrôle, des plannings et de toutes les autres fonctionnalités de Jolt.
Administration de l'application - Cette autorisation permet à un utilisateur d'accéder à tous les paramètres d'administration de l'application Jolt. Cela inclut l'ajout de nouveaux utilisateurs depuis l'application, la création et la suppression de listes, ainsi que la modification des paramètres de l'application.
Administrateur du journal de bord - Cette autorisation permet à un utilisateur de consulter toutes les entrées de la section « Journal de bord » de l'application et d'y répondre.
Administrateur des plannings - Cette autorisation permet à un utilisateur de consulter, modifier et publier le planning, ainsi que d'approuver les demandes de congés et de disponibilité.
Administrateur des rapports - Cette autorisation permet à un utilisateur d'accéder à tous les résultats issus des listes de contrôle Jolt via la fonctionnalité « Rapports ».
Administration des capteurs - Cette autorisation permet à un utilisateur d'ajouter, de supprimer et de modifier les paramètres des capteurs de température Jolt.
Une fois que vous avez nommé votre nouveau rôle et défini ses autorisations, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu « Enregistrer » situé en haut à droite de l'écran pour enregistrer et commencer à utiliser vos rôles.
Connexion et gestion des appareils
Tout utilisateur enregistré sur le portail Web Jolt peut commencer à utiliser l'application Jolt. Téléchargez l'application Jolt depuis la boutique d'applications correspondante à votre appareil (Apple Store, Google Play Store, Amazon Fire Store), puis ouvrez-la pour accéder à la page de connexion de l'application Jolt.
Depuis cette page, vous disposez de deux options de connexion :
Connectez-vous à l'aide de vos identifiants Jolt
Si vous disposez d'une adresse e-mail et d'un mot de passe pour le portail Web Jolt, vous pouvez cliquer sur le bouton « Se connecter » pour saisir les mêmes identifiants que ceux que vous utilisez pour le portail Web afin de vous connecter à l'application Jolt.
Une fois connecté, vous aurez la possibilité de sélectionner votre localisation et de choisir entre le mode « Appareil personnel » et le mode « Appareil partagé ».
Mode « Appareil personnel » - Conçu pour un téléphone ou une tablette personnelle. Votre appareil restera connecté à votre profil utilisateur et vous pourrez recevoir des notifications push directement sur votre appareil.
Mode « Appareil partagé » - Conçu pour permettre le partage d'une tablette, chaque utilisateur se connectant à l'aide de son code PIN personnel.
Choisissez le mode qui vous convient le mieux et autorisez votre appareil à télécharger vos données Jolt. Une fois le téléchargement terminé, vous pourrez commencer à utiliser Jolt !
Connecter un appareil à l'aide d'un code QR
Pour connecter un appareil à l'aide d'un code QR, procédez comme suit :
Connectez-vous au portail Web Jolt.
Naviguez jusqu'à
Paramètres > Appareilsdans le menu de gauche.Générez un code QR pour votre emplacement. Chaque code QR n'est valable qu'une seule fois ; actualisez la page pour générer un nouveau code si nécessaire.
Utilisez le code QR généré pour connecter votre appareil en le scannant avec la tablette Jolt. L'importation des données commencera automatiquement. Pour obtenir de l'aide, contactez le service d'assistance Jolt ou votre administrateur système. Précisez bien l'emplacement ou l'appareil pour lequel vous avez besoin du code QR.
Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Administrateur de l'appareil » peuvent également générer des codes QR depuis l'application Jolt. Sur un autre appareil déjà connecté à votre emplacement Jolt, ces codes QR se trouvent dans « Paramètres », puis dans « Code QR de connexion de l'appareil ».
Dépannage et bonnes pratiques
Impossible de générer un code QR : contactez le service d'assistance de Jolt ou votre administrateur système pour obtenir de l'aide.
L'appareil ne se connecte pas : assurez-vous que le code QR a bien été scanné et qu'il n'est pas périmé. Générez un nouveau code si nécessaire.
Protocoles de sécurité : les codes QR sont à usage unique et ne doivent pas être partagés par e-mail pour des raisons de sécurité. Générez toujours un nouveau code QR pour chaque appareil afin de garantir la sécurité des connexions.
Gestion des appareils
Une fois que vous avez connecté un ou plusieurs appareils à votre compte Jolt, vous pouvez les gérer et les contrôler depuis le portail Web Jolt. Dans le menu de gauche, sélectionnez « Paramètres », puis « Appareils ».
Depuis cette page, vous pouvez gérer les appareils associés à votre compte, activer les paramètres de pointage pour chaque appareil et vérifier quels appareils nécessitent une mise à jour de l'application.
Une fois que vous aurez ajouté vos collaborateurs, défini leurs rôles et connecté votre appareil, vous serez prêt à utiliser Jolt pour vos opérations !